Что требовалось:
У клиента проходят частые события, которые требуют согласования внутри компании с разными сотрудниками, с прикреплением различных документов для ознакомления, с делегированием согласования с подтверждением, делегирующим решения. События как внеплановые, так и плановые на год вперед.
Ранее клиент проводил согласование используя почту, что было не удобно, так как письма путались, забывались, и не было общей картины.
Что сделали:
Создали на базе смарт-процессов сущности «Календарь событий» и «Плановые события» в котором ответственные сотрудники завели события на год вперед с указанием месяца проведения данного события.
Создали бизнес-процесс, который работал на стадии Запланировано и создавал задачу ответственному сотруднику и отправлял ему письмо напоминание за 3 недели до 1ого числа выбранного месяца запланированного события и за 1 неделю.
Воронка запланированных событий состояла из 2х рабочих стадий и двух финальных:
Запланировано
Может перенестись
Назначено
Отменено
При переводе на стадию Назначено создавалась карточка, в сущности «Календарь событий» в которой были уже заполнены основные поля (данные передавались с карточки «Плановые события»)
Ответственное лицо за событие, дополнял карточку по данным проведения (дата, тип события, материалы) и назначал согласующих, после чего переводил на стадию «Запуск согласования», на которой запускался бизнес-процесс добавляющий данного ответственного в список согласующих, создавал карточки на каждого согласующего во вспомогательном смарт-процессе «Согласующие» и направлял каждому согласующему письмо о необходимости согласовать событие с ссылками на само событие и ссылкой на согласование и запускал процесс согласования.
Сотрудники, согласовывая могли оставить свои комментарии, которые отражались в карточки основного события, а также в ней отражалась информация о кол-во проголосовавших, и кто как проголосовал, а вспомогательный смарт-процесс показывал данную информацию наглядно списком сотрудников кто и как проголосовал.
При необходимости делегировать событие, сотрудник запускал вручную бизнес-процесс, в котором мог выбрать из общего списка сотрудников на кого данное событие будет делегировано.
Делегирование мог запустить только сотрудник который находится в списке согласующих.
В момент запуска делегирования, карточка во вспомогательном процессе «Согласующие» дополнялась информацией о том, кому было делегировано событие, а в основной карточке была информация о том, что сотрудник делегировал согласование.
Как только сотрудник на которого было делегировано согласование принимал решение, карточка основного события дополнялась данной информацией, а делегирующий получал письмо с решением сотрудника, после чего уже приступал к личному согласования закрепляя данное решение или не соглашаясь с ним, что так же вносилось в основную карточку события.
Так же, был создан бизнес-процесс для добавления нового согласующего в список при уже запущенном согласовании.
Что получилось:
Заказчик получил две сущности с запланированными событиями и с назначенными событиями, в которых видна общая картина того, что происходит в компании и в каких событиях согласование проведено или нет, с разграниченным доступом данной информации.
Каждое событие хранит в себе документацию по нему, итоговый комментарий от ответственного лица, а также историю согласования с комментариями согласующих.
Результат согласования при необходимости можно вывести на печать по разработанной форме заказчика.
Почта очищена от огромных цепочек писем, согласование стало проходить быстрее, удобней, а главное нагляднее!
Так же для Руководителя была создана специальная визуальная страница с назначенными и запланированными событиями на которой представлен календарь с отмеченными датами в которых есть назначенные события и кратким резюме по ним. Каждое событие на данной странице является кликабельным и отправляет прямо в карточку.